رسائل البريد الإلكتروني خارج المكتب: كل ما يجب (ولا ينبغي) تضمينه

في عالم العمل ، لا يوجد سوى عدد قليل من الكلمات المختصرة المرحب بها أكثر من "OOO". إلى جانب كونها بوابة الوعد لوجود الهم ، ووضع تُعد الرسالة خارج المكتب الموجودة في البريد الإلكتروني للعمل الخاص بك طريقة عملية لإعلام زملاء العمل والعملاء بأنه سيكون من الصعب الوصول إليك - إن لم يكن يتعذر الوصول إليها - لبعض مقدار الوقت. لذا ، في حين لا توجد حاجة لتجاوزها (أنت لا تكتب رواية هنا) ، إلا أنها تهمك.

قد يكون من الصعب بعض الشيء والروبوتية الكتابة المسبقة لرسالة خارج المكتب ، لكنها ضرورية و مفيد لأي شخص قد يحاول الوصول أثناء احتوائه على Mai Tais على الشاطئ أو المشي لمسافات طويلة Machu بيتشو. (بالإضافة إلى ذلك ، سيساعدك إعداد رسالة بعيدة على فصل الاتصال والاسترخاء إذا كنت تواجه مشكلة في ترك العمل في العمل). إليك ما تقوله (وما لا تقوله) في الرد التلقائي على إجازتك.

ذات صلة: 9 طرق لانقاذ لقضاء اجازة تستحقها

1. تشمل تحية وتوقيع الخروج.

بالطبع ، سوف تعتمد كيفية بدء تشغيل رسالة OOO على تفضيلك الشخصي وبيئة العمل. على الرغم من أن "الترحيب" الكبير ليس ضروريًا تمامًا ، يجب أن تبدأ في مكان ما ، ومن الجيد أن تضيف لمسة إنسانية. إذا كان القفز مباشرةً إلى "أنا خارج المكتب حاليًا ..." يبدو غريبًا جدًا ومنفصلًا عنك ، فاستمتع به بسهولة أو "مرحبًا بك" أو "شكرًا لك على رسالتك الإلكترونية".

الأمر نفسه ينطبق على توقيعك. فنحن نرحب بك لتترك تاريخ عودتك ، ولكن إذا كان من المنطقي أن تغلق شيء من هذا القبيل ، "شكرًا لك!" ، أو "أفضل ، (اسمك)" ، أو "استمتع بعطلة نهاية أسبوع رائعة (أو أدخل عطلة هنا)!" ، اذهب لذلك.

2. ضمّن المدة التي ستقضيها.

أذكر تواريخ البدء والانتهاء: "سوف أسافر من 3 إلى 7 يوليو ولن أتحقق من البريد الإلكتروني. سأرد على ملاحظتك في أسرع وقت ممكن عندما أعود إلى المكتب في الثامن من يوليو. "(لا تنس أن توقف عن الاستجابة عند العودة!).

3. ضمّن ما إذا كنت ستقوم بفحص البريد الإلكتروني أم لا.

لا تكون الرسالة البعيدة مفيدة فقط عندما تكون خارج الشبكة تمامًا. قد تكون مسافرًا للعمل أو العمل عن بُعد ، مما يجعل الاتصال متقطعًا واتصال WiFi إذا لم تكن كذلك. إذا لم تكن تتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو تستجيب لها ، فقل ذلك (انظر المثال أعلاه). بخلاف ذلك ، من المفيد تعيين رسالة تحذر من أنك لن تكون قابلة للوصول بشكل موثوق بسبب التزامات السفر أو الموقع. الأمر كله يتعلق بتحديد التوقعات لأولئك الذين يحاولون الوصول إليك. على سبيل المثال: "شكرًا لك على ملاحظتك! سوف أسافر لالتقاط صورة حتى 3 يوليو ، وسوف أتحقق من البريد الإلكتروني بشكل دوري / لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني ، وقد يكون بطيئًا في الاستجابة. "

4. ضمّن كيفية الوصول إليك (إن وجدت).

إذا كنت ستكون متاحًا في بعض السعة ، فحدد كيفية الاتصال. على سبيل المثال: "لن أتحقق من البريد الإلكتروني ، ولكن إذا كنت بحاجة إلى الاتصال بي لأي سبب ، فيرجى الاتصال بي على زنزانتي ..." أو: "إذا كان هذا أمرًا حساسًا للوقت ، فيرجى عدم التردد في إعادة إرسال بريد إلكتروني إليّ. في (تاريخ عودتك) بحيث يكون في الجزء العلوي من صندوق الوارد الخاص بي. "أو:" للطلبات العاجلة ، يرجى الاتصال (اسم المساعد أو الزميل أو المستقل أو أي شخص آخر متاح ، في المكتب تغطية)". قبل تضمين معلومات الاتصال الخاصة بزميل العمل في OOO الخاصة بك ، امسحها معهم - حتى لو كنت رئيسًا لهم ، لا تزال ميزة المتابعة سهلة الاستخدام.

5. تجنب التفاصيل الشخصية غير الضرورية.

إذا كنت في إجازة أمومة / أبوة أو تتزوج في نهاية هذا الأسبوع (!) ، فمن الجيد تمامًا أن تدرج - لكن هذا يتعلق بالقدر الذي تحتاج فيه المشاركة الشخصية إلى الرد التلقائي. فكر في كيفية ردك على رسالة شخص ما بعيدًا عن طريق ذكر الكثير من التفاصيل الشخصية. تريد أن يعرف الشخص الموجود في الطرف المتلقي أ) ، سواء أكنت ستجيب على بريده الإلكتروني أم لا ، و ب) ، عندما يتوقعون الرد منك. أي شيء آخر ربما يكون TMI ، لذلك أبقيه بسيطًا.

ذات صلة:أفضل طريقة لتوقيع البريد الإلكتروني ، إذا كنت تريد استجابة سريعة