نأسف للتأخير: تلميحات عن قواعد البريد الإلكتروني للحصول على رد متأخر

تم اختيار كل منتج نعرضه بشكل مستقل ومراجعته بواسطة فريق التحرير لدينا. إذا أجريت عملية شراء باستخدام الروابط المدرجة ، فقد نربح عمولة.

أي شخص في عمق ديون البريد الإلكتروني يعرف مدى الضغط الذي يمكن أن يكون عليه بسبب رد شخص ما (أو الكثير من الأشخاص). وهم يعرفون أيضًا مدى صعوبة مواجهة الموسيقى وامتلاك التأخير والضغط على "إرسال".

هل يستحق الاعتراف والاعتذار عن التأخير ، أو اللعب به كأنه يتصرف ويتصرف كشيء خاطئ؟ بعد فترة زمنية معينة ، هل يستحق حتى الاستجابة؟ قبل ارتكاب أي آداب البريد الإلكتروني faux pas ، اقرأ أكبر دوس ولا ترد في وقت متأخر على رسالة بريد إلكتروني ، مباشرة من خبيرين في الإتيكيت (بالإضافة إلى بعض الردود على العينة للبدء).

1. تعرف ما إذا كنت متأخراً بالفعل في الاستجابة أم لا.

يقول ديان غوتسمان ، وهو خبير وطني في آداب السلوك ، ومؤلف كتاب "قرر ما إذا كنت متأخراً حقًا أو كنت تشعر بالذنب". الآداب الحديثة لحياة أفضل ($9; amazon.com) ومؤسس مدرسة البروتوكول في تكساس. "لديك نافذة على مدار 24 ساعة ، أو يوم عمل واحد ، للرد على رسالة بريد إلكتروني غير طارئة."

2. بالنسبة للجزء الأكبر ، الأمر يستحق الاعتذار.

يحدث ذلك ، فالجميع يفوتون المواعيد النهائية أو ينسون الكتابة - لن يؤلمك ذلك أبدًا قبل المضي قدمًا. يقول جودي آر. سميث ، رئيس قسم الاستشارات في آداب السلوكيات ومؤلف كتاب "عندما يحدث ذلك ، يكون الاعتذار ضروريًا". كتاب الآداب: دليل كامل للآداب الحديثة ($10; amazon.com). "اعتذر وانقل المحادثة إلى الأمام."

3. يبقيه قصيرة وإلى هذه النقطة.

"الهدف من رسالة البريد الإلكتروني هو أن تكون سريعة وغنية بالمعلومات وموجزة. هذه هي الطريقة التي يجب أن تتعامل بها مع الإشراف على عدم الاستجابة السريعة (عمداً أو لا) ، كما يقول جوتسمان. لا حاجة للشمع الشعري أو مشاركة TMI أو تعويض الأعذار.

يقول سميث: "غالبًا ما تفسر التفسيرات الطريق". "لا حاجة لخلق حكايات طويلة ، وبالتأكيد لا حاجة للحقيقة البشعة."

إذا كنت ستضخ شخصية صغيرة في ذلك ، فإن Gottsman يقول إن الأمر بسيط للغاية: "أنا آسف لعدم العودة إليك قريبًا. كنت أبحث عن طلبك وتجاهلت عن غير قصد الاستجابة مرة أخرى على الفور. "وترك الأمر عند هذا الحد.

4. اختر كلماتك بحكمة.

بالطبع ، إذا كنت قريبًا من الشخص الآخر ، فستكون نغمة التحدث والعادية مناسبة. يقول جوتسمان ردا مثل ، "يا إلهي ، أنا آسف جدا لأخذك وقتا طويلا للعودة إليك. أرجوك سامحني! "شيء رائع بالنسبة لشخص تقربه ، ولكن ربما ليس لتبادل بريد إلكتروني احترافي مع رئيسك في العمل. يتبول حيوان أليف واحد لدى العديد من المديرين عندما يستجيب التقرير متأخراً باستخدام اللغة العامية مثل "سيء". من الأفضل التمسك بمحترف مجرب وصحيح مثل ، "اعتذارات عن التأخير ، سأحصل على أفضل وأذهب إلى الأمام".

5. حل لتكون أفضل.

إن امتلاك بريد إلكتروني مع تحديد موعد نهائي للجلوس والجلوس في صندوق الوارد الخاص بك ليس أمرًا ممتعًا ، كما أنه غير مريح للشخص الآخر. يقول جوتسمان: "اجعل من نقطة في المستقبل الإبلاغ عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة حتى لا يتم التغاضي عنها". "المماطلة باستجابة متأخرة تجعل الموقف أكثر راحة".

عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني للاستجابة المتأخرة

إذا فاتتك مهلة زمنية مهمة للعمل ، يقول سميث لامتلاكها ، ثم قل شكرًا لك على صبرك:

"رجاء، أعذر التأخر. نحن الآن بصدد الانتهاء من المشروع وسنوفر لك كل المعلومات المطلوبة من قبل COB غدًا. شكرًا لك على الوقت الإضافي ، حيث تمكنا من الإجابة الكاملة على جميع أسئلتك ونتطلع إلى التحدث معك في الاجتماع في الأسبوع القادم. "

إذا أرسل إليك شخص ما مذكرة ودية دون موعد نهائي ، ولكن هذا يتضمن استجابة مهذبة ، يقترح Gottsman:

"شكرًا لك على بريدك الإلكتروني اللطيف فيما يتعلق بالترقية الأخيرة كنت أقوم بنقل المكاتب خلال الأيام القليلة الماضية ، وقد ابتعد الوقت عني. وإنني أتطلع إلى اللحاق بك في خلاط الأسبوع المقبل. "

إذا كنت تماما غاب عن الموعد النهائي RSVP، يقول سميث ، "اجعلي mea culpa قصيرة وحلوة وتركز بدلاً من ذلك على الحدث".

"أنا آسف جدًا لفقدان تاريخ RSVP ، بالطبع سنكون في هذا الحدث الخاص. أنا أرتدي بالفعل ثوبي وزوجي يخطط لارتداء أحذية الرقص الخاصة به. "

إذا تلقيت أخبارًا سيئة من صديق أو قريب وأرجأت الرد ، فإن سميث يحب هذه الطريقة اللطيفة:

"لقد كان بريدك الإلكتروني بمثابة مفاجأة كاملة وأردت الانتظار حتى أتيحت لي لحظة هادئة للرد فعلاً. يجب أن يكون هذا وقت صعب للغاية... "

الوقت فقط هو بخير عدم الرد

يقول جوتسمان: "إذا كان البريد الإلكتروني شيءًا لا يهمك (فكر: طلبات جماعية) ، أو من شخص تفضله ، فاضغط على" حذف "ولا تفكر مرتين".

ذات صلة: كل ما يجب (ولا ينبغي) تضمينه في رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب