11 أسرار لتسليم الأخبار السيئة في العمل

تقديم ملاحظات بسرعة ولكن ليس على الفور.
لا تنتظر مراجعة سنوية لاستدعاء مجالات التحسين. لفت الانتباه إلى القضايا بسرعة حتى التفاصيل جديدة في عقلك. بعد يوم واحد من الحادث هو بقعة حلوة. إن قضاء بعض الوقت في إخماد المشاعر الحارة للغاية ويتيح لك الاستعداد وتكون أكثر تفكيرًا في كلماتك. "في الوقت الحالي ، سيكون لدى الطرفين رد فعل أقوى وأقل فائدة" ، كما تقول جينيفر بورتر ، الشريك الإداري لشركة مجموعة بودا، شركة تطوير القيادة والقيادة. يجب أن تغطي المراجعات السنوية أو الفصلية الأهداف والتركيز على التعليقات المستقبلية - على سبيل المثال ، ما يحتاج شخص ما إلى فعله أكثر أو أقل من ذلك لتعزيز حياتهم المهنية ("إذا كنت تريد أن تصبح أكثر كفاءة في تحليلات البيانات ، أستطيع أن أرى أنك تقفز إلى التالي مستوى").

تذكر نيتك.
فكر في سبب رغبتك في مشاركة الملاحظات في المقام الأول. يقول بورتر: "إنك تقوم بذلك لأنك تريد مساعدة الشخص على النجاح". في ذلك الوقت ، قد تشعر بأنها أقل من ذلك - قد تعتقد أنك تحتاج فقط إلى الحد من العادات السيئة أو إصلاح العمل البطيء - ولكن أي نوع من الملاحظات يساعد فريقك على التعلم والنمو. تريد أيضا أن تكسب ثقتهم. يقول Freyan Billimoria ، مدير عمليات الأشخاص في: "إذا لم تقدم التعليقات ، فسوف يقوم شخص آخر بل قد لا يقوم بعمل جيد كما تفعل".

Skillshare، مجتمع التعلم عبر الإنترنت. خلال المحادثة ، أعرب عن نيتك. قل ، "أنا أقول لك هذا لأني أهتم بك ، وأريد منك أن تكون أكثر فاعلية قدر الإمكان".

فكر في المحتوى وليس التسليم.
يقول بورتر إن العديد من المديرين قلقون بشأن الكيفية التي سيخففون بها الضربة بدلاً من ما سيقولونه. "هذا يشبه التحضير لإلقاء خطاب والتركيز على ما سترتديه بدلاً من محتوى العرض التقديمي" ، كما تلاحظ. اسأل نفسك ، "ما هي رسالتي الأساسية؟ ما الذي آمل أن يأخذه هذا الشخص من المحادثة؟ ماذا أريد أن يحدث بعد ذلك؟ "اكتب ما ستقوله وتمارسه في الحمام أو على زميل عمل موثوق به. انطلق في السلوك أو العمل ، بدلاً من مناقشة المشاعر ، وإعطاء أمثلة ملموسة ، على سبيل المثال "لقد لاحظت أنك قاطعت الأشخاص ست مرات في هذا الاجتماع" (مقابل "أنت فظ زملاء عمل").

ذات صلة: إليك بالضبط كيفية الحصول على جدول مرن في العمل

ابدأ بسؤال.
يجب أن يكون النقاش حوارًا وليس مونولوجًا. قل ، "أنا أحب إجراء محادثة معك لتبادل بعض الملاحظات. هل هذا صحيح؟ "من الطبيعي أن نقول نعم ، ولكن من خلال طلب الإذن ، يمكنك تقوية العلاقة ، كما يقول بورتر. تكتيك آخر: اجعل الشخص الآخر يقود المحادثة. قل ، "أحب التحدث معك س. ما رأيك ذهب بشكل جيد؟ ما رأيك لم يفعل؟ "امنح الموظف وقتًا للرد. يقول فران هاوزر ، مؤلف كتاب "في كثير من الحالات ، يعلمون بالفعل إلى أين يختصرون" أسطورة الفتاة الجميلة ($16; amazon.com). "عندما تقوم بتأطير المحادثة كتعاون بدلاً من النقد ، تكون النغمة أكثر دعماً".

استخدم كلمات أقل
أن تكون محددة قدر الإمكان. عبارات غامضة أو كليشيهيد ("تحتاج إلى العمل على وجودك التنفيذي") أو ردود الفعل المغلفة بالسكر أمر مربك للمستمع ، مما يزيد من احتمال أن يغيب عن وجهة نظرك تماما. يقول بورتر: "إذا استخدمت 100 كلمة لتقول إن شخصًا ما فات موعدًا نهائيًا ، فأنت غير مبال". يقول بيليموريا ، بمجرد تحميلك على الكلمات والمخففات المالئة ("أعلم أنك مرهق بالإجهاد") ، تبدأ التعليقات في الشعور بالشخصية ويمكن أن يزحف التحيز فيها. بدلاً من ذلك ، اقترب من النقطة واذكر ما لاحظته. قل ، "لقد لاحظت أننا قد فاتنا الموعد النهائي للتقريرين الأخيرين. ماذا حدث؟"

لا تضعف رسالتك.
يقول بيليموريا إن العادة الشائعة المتمثلة في شمول ردود الفعل السلبية بين شريحتين من الثناء قد تكون غريزية ، لكنها واحدة من أكبر الأخطاء التي يرتكبها المديرون. يخفي إخفاء التعليقات داخل المجاملات المنبثقة القدرة على الخروج من كلماتك. "الناس يرون ذلك قادمًا ؛ بعد ذلك ، سوف يرفضون الإيجابية ، وينتظرون السلبية ، ولن يثقوا بما لديك لتقوله ، "يقول بورتر. ما يمكنك فعله لتكون لطيفًا ولكن مباشرًا: يقول Hauser. قل ، "الكثير يسير على ما يرام ، لكن لدي ملاحظات بناءة حول بعض الأشياء التي تحتاج إلى تحسين" ، أو "لدي بعض النصائح التي قد تساعدك".

ذات صلة: تعامل مع بريدك الإلكتروني من أجل الخير باستخدام هذه النصائح لإدارة البريد الإلكتروني من Pro

توفير السياق.
لماذا تهتم إذا قدم شخص ما العمل في وقت متأخر؟ أو لا تنسيق العروض التقديمية تماما؟ قد تكون الإجابات واضحة لك ، ولكن يحتاج الموظف إلى فهم السبب وراء ملاحظاتك. حاول وضع ملاحظات محددة داخل الصورة الأكبر - على سبيل المثال ، "عندما يتأخر قسمنا عن العمل ، فهذا يؤثر على الفرق الأخرى أيضًا" أو "عندما تكون بياناتك المالية يبدو غير محاذاة ، يمكن أن يمنح الناس الثقة في أرقامك. "شرح أهمية ملاحظاتك ، كما يقول هاوزر ، يمكن أن يسهل تقديمها و سمع.

كن متعاطفا.
تلقي التعليقات الهامة أمر صعب. "لا يهم مدى مهارة أنت في تقديم الملاحظات. يقول بورتر: لا تكن شديد القسوة ، واستمع إلى منظور الشخص الآخر ، وكن هادئًا. أيضا ، تجنب كلمة "أنت" إذا استطعت. يقول هاوزر: "يمكن لخيارات الكلمات الدقيقة أن تجعل المحادثة تشبه الحوار بدلاً من الهجوم". على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "هذا ما أعتقد أنه كان بإمكانك القيام به بطريقة مختلفة ،" هذا ما أعتقد أنه كان يمكن القيام به بطريقة مختلفة. "

هل لأنها وجها لوجه.
يقول هاوزر إن تقديم أخبار صعبة عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أمر مغري ، لكن الاجتماع الشخصي (أو عبر سكايب أو فيس تايم) أكثر فعالية. يتيح لك قراءة الإشارات غير اللفظية والنية العاطفية لبعضها البعض. يقول هاوزر: "أن تكون وجهاً لوجه هو الطريقة الوحيدة لضمان أن الشخص الآخر يمكن أن يشعر بالتعاطف". أيضًا ، إذا لم تتمكن من رؤية الموظف الخاص بك ، فسيكون من الصعب تمييز ما إذا كانوا مستاءين أو حتى يهتمون بما تقوله. يقول هاوسر: "اجلس مستقيماً واحافظ على اتصال العين ، بغض النظر عن مدى صعوبة ذلك".

لديك خطة متابعة.
أغلق المحادثة مع مناقشة الخطوات التالية. اسأل كيف يمكنك أن تكون مفيدًا وتقرر معًا متى يجب أن تتحدث مرة أخرى (بعد أيام أو أسابيع أو أشهر ، حسب المشكلة). ثم تحقق بعد يوم أو يومين لترى كيف يشعر الشخص الآخر. يقول بورتر إنه من الطبيعي أن يتخلى متلقي الملاحظات عن جرحه الصغير من المحادثة ، حتى لو كان ذلك مثمرًا. يقول بيليموريا: "يجب أن تمنح الناس وقتًا للمعالجة". "مفتاح العلاقات القوية هو التراجع". عندما تقوم بذلك ، فستكسب ثقة ، مما يجعل مشاركة التعليقات في المرة القادمة أسهل.

تذكر أن تعطي المديح وافرة ، أيضا.
اجعل تقديم تعليقات إيجابية جزءًا من روتينك - لا تضغط عليها في محادثات غير سارة. الهدف ليس مجرد استرضاء الناس أو إعطاء الجميع جائزة. ردود الفعل الإيجابية هي أداة التطوير المهني. أولاً وقبل كل شيء ، إنه أمر بناء - من المفيد أن يعرف الأشخاص ما الذي يقومون به بشكل جيد حتى يتمكنوا من الاستمرار في ذلك. ثانياً ، يساعد في خلق ثقافة أكثر انفتاحًا على الملاحظات وتسامحها معها ، كما يقول بورتر. كن محددًا هنا أيضًا. قل ، "أنا حقًا أحب الطريقة التي تعاملت بها مع هذا التحدي" ، أو "أقدر أنك تحدثت مع الإدارات الأخرى للحصول على موافقة". وأقول ذلك كثيرًا. يقول هاوزر: "مقابل كل قطعة من الانتقادات ، يجب عليك أن تعطي مدحًا لا يقل عن خمس قطع" "هذا يوصل الناس إلى مكان يتوقون إليه للحصول على تغذية راجعة."