5 نصائح لإدارة البريد الإلكتروني
يتم إرسال واستقبال أكثر من 100 مليار بريد إلكتروني كل يوم في الولايات المتحدة. عندما تشعر كما لو أن جميعها قد هبط في صندوقك ، قم بترويض الفوضى بهذه الخطة غير المؤلمة.
تم اختيار كل منتج نعرضه بشكل مستقل ومراجعته بواسطة فريق التحرير لدينا. إذا أجريت عملية شراء باستخدام الروابط المدرجة ، فقد نربح عمولة.
جيمي تشونج
الخطوة 1: إنشاء مجلدات
عندما تستخدم صندوق الوارد الخاص بك كخزن افتراضي ، يصبح سريعًا درجًا غير هام رقميًا ، مما يجعل العثور على ما تحتاجه صعبًا ، كما يقول Peggy Duncan ، خبير الإنتاجية الشخصية في أتلانتا. هل تعلم أنه يمكنك فرز الرسائل يدويًا في مجلدات ، ولكن هل أدركت أنه يمكنك إعداد عوامل تصفية تقوم تلقائيًا بتوجيه الرسائل إلى منازل المجلدات الخاصة بها؟ على سبيل المثال ، يمكن توجيه الإشعارات من Facebook مباشرة إلى مجلد وسائط التواصل الاجتماعي. (يقوم Gmail بهذا تلقائيًا ، ولكن يمكنك إعداد نظام مشابه مع خدمات البريد الإلكتروني الأخرى.) يتم تجميع رسائل البريد الإلكتروني من نوع واحد ، مثل النشرات الإخبارية ، في مجلد خاص بهم ، ويمكنك حذفها بنوع واحد انقر. يجب أن يعتمد عدد المجلدات التي تعمل بها وكيف تسميها على احتياجاتك.
الخطوة 2: تهدف فقط 20 العناصر في علبة الوارد الخاصة بك
نعم بجد. عشرون رسالة بريد إلكتروني تعني أنه يمكنك رؤية صندوقك بالكامل دون التمرير. بمجرد أن تتعامل مع رسالة ، أرسلها أو احذفها. الرسائل فقط من الأسبوع الماضي التي لم ترد عليها بعد تنتمي إلى البريد الوارد الخاص بك.
الخطوة 3: التمسك بجدول
قراءة رسائل البريد الإلكتروني تعوق الإنتاجية. بالنسبة للمهن التي يكون الاتصال المستمر فيها أمرًا بالغ الأهمية ، قد لا يكون إنشاء جدول زمني أمرًا واقعيًا. ولكن إذا ألقيت نظرة طويلة وجادة على وظيفتك ، فقد تجد أنه من الممكن تعيين وقت قراءة كل 60 أو 90 دقيقة. عيّن التنبيهات في التقويم الخاص بك حتى تكون في روتين. يقول مارشا إيجان ، مؤلف كتاب "إذا احتاج شخص ما للوصول إليك ، فسوف يتصلون به" علبة الوارد التخلص من السموم وعادات التميز البريد الإلكتروني ($20, amazon.com). إذا قمت بقشط رسائل البريد الإلكتروني على هاتفك ، حدد تلك التي تحتاج إلى متابعتها على أنها غير مقروءة حتى لا تنسَ الرد عليها لاحقًا.
الخطوة 4: تنظيم قبل أن تقرأ
في بداية كل جلسة بريد إلكتروني مجدولة ، قم بالفرز حسب المرسل لتتبع الرسائل من الشخصيات المهمة (الرئيس ، معلم طفلك) ، ثم امسح سطور المواضيع وحذف الرسائل غير المرغوب فيها الواضحة.
الخطوة 5: الاستجابة استراتيجيا
يمكنك الكتابة مرة أخرى في دقيقتين أو أقل؟ افعل ذلك على الفور ، كما يقول إيجان. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تتطلب مزيدًا من الوقت ، فضع علامة عليها حتى يمكن معالجتها خلال نافذة مجدولة في وقت لاحق من ذلك اليوم أو في صباح اليوم التالي. خائف من استجابة طويلة سيؤدي إلى سلسلة بريد إلكتروني مطولة؟ الوقت لالتقاط الهاتف.
من الداخل الخدع التقنية
قم بتحسين حياة بريدك الإلكتروني من خلال هذه الأدوات غير المعروفة التي اقترحها متخصصو تكنولوجيا المعلومات في ثلاثة من أفضل مزودي خدمات البريد الإلكتروني.
Gmail: تراجع عن الإرسال
ألا يعني ضرب "إرسال"؟ أمامك 30 ثانية لتدوين هذا البريد الإلكتروني. حتى الحصول على التحرك!
كيف: انتقل إلى "الإعدادات" ، ثم "الميزات الاختبارية" ، ثم انقر فوق "تمكين" ضمن "تراجع عن الإرسال". يا للعجب!
ياهو: عناوين يمكن التخلص منها
إذا كنت تكره إعطاء عنوان بريدك الإلكتروني لمواقع عشوائية ، فقم بإنشاء عنوان بديل يقوم بتوجيه الرسائل إلى صندوق الوارد الحقيقي الخاص بك. إذا تم الحصول على عنوان احتياطي غير مرغوب فيه ، يمكنك ببساطة حذفه.
كيف: انتقل إلى عجلة الترس في الزاوية اليمنى وانقر فوق "إعدادات" ، ثم "أمان" ، ثم "عناوين يمكن التخلص منها".
Outlook.com: الاجتياح
تتيح لك هذه الميزة نقل كل رسالة في صندوق الوارد الخاص بك من مرسل واحد (على سبيل المثال ، السابقين أو Groupon).
كيف: افتح أحد رسائل البريد الإلكتروني للمرسل ، وانقر على Sweep في الجزء العلوي من الشاشة ، ثم اضغط على Delete All From.