كيفية الاستخدام الفعال للرسائل الفورية في العمل

هل يستخدم مكتبك نظامًا للمراسلة الفورية مثل Slack أو Google Hangouts؟ ربما لا تستخدمه حاليًا إلا في الدردشة الجانبية مع زميلك في العمل (BFF) أو الاتصال السريع برئيسك في العمل ليقول إنك متأخر. ولكن إذا كنت لا تستفيد من الرسائل الفورية لتبسيط اتصالات العمل وتعزيز التعاون الفعال بين فريقك والفرق الأخرى ، فيجب عليك ذلك. إليك الطريقة الصحيحة - والوقت المناسب - لاستخدام المراسلة الفورية في العمل.

الدردشة أو البريد الإلكتروني؟

تعمل رسالة البريد الإلكتروني التي تتكون من جملة واحدة أو الرد المكون من كلمتين أو الترحيب السريع بشكل جيد في نظام مراسلة مثل Slack. كما أنه مثالي للمحادثات المستمرة التي تتطلب الكثير من الخلف والأمام - تلك التي لا تستحق بالضرورة تعيينًا معينًا ، اجتماع شخصي أو مكالمة هاتفية، ولكن من الأفضل ترك الرسائل الفورية لتجنيب البريد الوارد للبريد الإلكتروني للجميع. على الرغم من أن البريد الإلكتروني لا يزال ضروريًا للاتصال الخارجي ، فإن نظام المراسلة قد يقلل بشكل خطير من حجم البريد الإلكتروني الداخلي.

ذات صلة:تعامل مع بريدك الإلكتروني من أجل الخير باستخدام هذه النصائح لإدارة البريد الإلكتروني من Pro

الحصول على المنظمة.

تقول آنا بيكارد ، رئيسة اتصالات العلامات التجارية في سلاك ، إن القوة الحقيقية لمنصة المراسلة هي القدرة على فهرسة المعلومات وتنظيمها. "على عكس البريد الإلكتروني ، الذي يمكن حذفه تلقائيًا بمرور الوقت أو تعطيله عندما يغادر شخص ما الشركة ، الملفات والمعلومات وتقول: "إن المشاركة في برنامج Slack متاحة دائمًا ، مما يمنح الموظفين الجدد ميزة معرفة المجموعة" أساسي. قم بإنشاء قنوات حسب الموضوع أو المشروع ودعوة الأشخاص المعنيين إلى المحادثة. تحتاج إلى الدردشة واحد على واحد؟ استخدم وظيفة الرسالة المباشرة حتى تظل المناقشات في القنوات مركزة على الموضوع.

كن موجز.

ينصح بيكارد بالحفاظ على الرسائل القابلة للهضم باستخدام النقاط النقطية وحتى الرموز التعبيرية. إذا كان هناك شيء يحتاج إلى مناقشة أو شرح أكثر ، فقم ببدء سلسلة منفصلة ؛ في Slack ، انقر فوق فقاعة الدردشة أسفل استجابة. فكر في هذا الموضوع كأنه شريط جانبي: إنه مفرط التحديد ويسمح لك بتوضيح موضوع دون تشويش المحادثة الأكبر.

ذات صلة: 6 أشياء جميع رسائل البريد الإلكتروني العمل الفعال لديها من القواسم المشتركة

• بواسطة كايلن هاريس

• بواسطة ماجي سيفر