10 خطوات لضمان عطلة منخفضة الإجهاد

تحتاج إلى عطلة. عقلك يحتاج إلى عطلة. تشير الأبحاث إلى أن التوقف يجعلك أكثر إنتاجية وأقل عرضة للإرهاق وموظفة أكثر سعادة وصحة ، كما تقول الخبيرة الاقتصادية كارولين ويب ، مؤلفة كتاب كيف يكون لديك يوم جيد ($16; amazon.com). وتضيف قائلة: "الأشخاص الذين يقضون عطلات أكثر فاعلية عند عودتهم وأكثر عرضة لتلقي العروض الترويجية والزيارات". ومع ذلك ، فإن 52 في المائة من الأميركيين لا يستخدمون كل أيام عطلتهم ، وفقًا لبحث أجرته جمعية السفر الأمريكية. أهم الأسباب التي تم الاستشهاد بها: إنهم يخشون أن يبدووا قابلاً للاستبدال ويشعرون بعدم الارتياح بالاعتماد على الزملاء. إليك كيفية تجنب هذا الفخ والاستمتاع بوقتك بعيدًا.

1. اسأل عن إجازة في أسرع وقت ممكن.

الطائر المبكر يحصل على الخيار الأول للتواريخ. بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك متسع من الوقت للتخطيط للرحيل أن تكون أكثر استراتيجية بشأن تفويض وتنظيم عملك. فكرة واحدة لتعزيز الصداقة الحميمة: اختر أيامك بشكل جماعي. هذا يعطي المديرين فرصة لتشجيع أخذ عطلة والتغطية لبعضهم البعض في المكتب. تقول لورا فاندركام ، مؤلفة كتاب: "يجب ألا يكون هناك تذمر عندما يطلب شخص ما أخذ عطلة"

خارج الساعة: اشعر بانشغال أقل أثناء القيام بالمزيد ($15; amazon.com). اسأل ، "كيف نقسم السنة حتى تكون هناك تغطية دائمة؟ متى تكون أكثر أوقات السنة ازدحاما؟ متى يتم استراحة المدرسة والعطلات؟ من الذي يجب أن لا يكون خارج المكتب في نفس الوقت؟ "

2. اختيار فريق النسخ الاحتياطي الخاص بك.

مع مديرك ، قرر من يجب أن يغطيك أثناء ذهابك. عيّن شخصًا من نقطة واحدة وجند عدة زملاء لتولي مهام مختلفة. إذا كنت تدير القسم ، فابحث في ذلك على أنه فرصة لتمكين الأشخاص من تجربة مهارات جديدة أو تدريبهم على جوانب وظيفتك ، كما يقول فاندركام. إنها أيضًا تجربة رائعة لشخص تفكر في الترويج له. اضغط على أولئك الذين كانوا يطلبون مسؤولية إضافية وتجنب أولئك الذين قد تغمرهم بالفعل مشاريع أخرى.

3. مشاركة جدول عطلة الخاص بك.

بعد شهر من ذلك ، أخبر العملاء والبائعين والزملاء الرئيسيين متى ستذهب. يقول ويب: "لا تحاول إخفاء وقت عطلتك". أن تكون واضحًا في ذلك يتيح للجميع وضع خطة تقلل من حالة عدم اليقين المجهدة. أرسل إليهم مذكرة تتضمن تواريخ عطلتك وخطة التغطية واسأل: "ما الذي يتعين علينا القيام به قبل ذلك؟ ما الذي يمكننا دفعه حتى أعود؟ "

4. إعطاء الأولوية لدوس الخاص بك.

أتمتة ما تستطيع. يمكنك جدولة منشورات المدونة ، والنشرات الإخبارية للعميل ، وحتى رسائل البريد الإلكتروني. ثم قم بعمل قائمة بما يجب عليك إنجازه قبل المغادرة. كيت نورتروب ، مؤلف كتاب افعل أقل ($17; amazon.com) ، يقترح عليك أن تسأل نفسك ثلاثة أسئلة. أولاً: هل يجب القيام بذلك على الإطلاق؟ هذا يمكن أن يساعدك على إدراك ما هو ضروري حقًا ، كما تقول. ثانيًا: هل يجب أن يتم ذلك بي؟ إذا كانت الإجابة "لا" ، فمن يمكنك أن تطلب ذلك؟ يقول نورثروب: "نحن نميل إلى المبالغة في تقدير مقدار الوقت الذي نتمتع به ونقدر من شأن اللاعبين الآخرين في حياتنا". ثالثًا: هل يجب القيام بذلك الآن ، أو هل يمكن أن تنتظر حتى أعود؟ تخطي أو تفويض أي شيء لا يؤدي إلى خفض وإخبار رئيسك وفريقك بالمهام التي ستنهيها قبل أن تذهب.

5. تحضير النسخ الاحتياطية الخاصة بك.

قبل أسبوع من عطلتك ، راجع مع فريق النسخ الاحتياطي الخاص بك قائمة مفصلة بالمشاريع الكبيرة والمهام اليومية التي تتطلب إدخالًا أو تنفيذًا. قم بتخزين أي ملفات ضرورية في موقع مركزي يمكن الوصول إليه ، مثل Google Drive أو Dropbox ، كما يقول لوري بالاو ، مدرب تنظيمي ومؤلف الفوضى الساخنة: دليل عملي للوصول إلى المنظمة ($15; amazon.com). أظهر الحبال الاحتياطية الخاصة بك - أحضرها إلى اجتماعات مهمة وقدمها للعملاء أو الزملاء الذين سيعملون معهم نيابة عنك.

6. اكتب رسالة خارج المكتب.

لا تخطي هذه المهمة. حافظ على اختصاراتك بشكل تلقائي وإلى حد ما: أذكر الأيام التي ستذهب فيها والشخص الذي سيرسل إليك رسالة بالبريد الإلكتروني مع الاستفسارات. (لا يجب أن تكون ذكيًا. يقول فاندركام: "لست بحاجة إلى معرفة أنك تقضي أخيرًا عطلة تحتاجها بشدة." يتم طرحها باستمرار عبر البريد الإلكتروني - على سبيل المثال ، "كيف يمكنني التقدم بطلب للحصول على منحة؟" - تتضمن روابط إلى صفحات الويب مع إجابات أو إنشاء أسئلة وأجوبة وثيقة. أي شيء يمكنك القيام به لدرء رسائل البريد الإلكتروني المفرطة سيؤدي إلى انتقال أكثر سلاسة في وقت لاحق.

7. إنشاء قواعد للعمل أثناء العطلة.

رغم أن هناك العديد من الفوائد التي يتم فصلها تمامًا ، فهي ليست واقعية دائمًا. ربما يكون هدفك هو أن تكون حاضراً مع رفاق سفرك الذين يمكن الوصول إليهم بعد عن النوافذ القصيرة. ما سوف تعمل بشكل أفضل لقضاء عطلة الخاص بك؟ إذا كان المراهقون ينامون ، فيمكنك التحقق من البريد الإلكتروني كل صباح لمدة 30 دقيقة. إذا كنت في رحلة برية ، فيمكنك إجراء مكالمات أثناء فترة زمنية طويلة من القيادة. قبل مغادرتك ، حدد مع فريقك كيف ومتى ستقوم بتسجيل الوصول وما تريد التحديثات عليه. كن محددًا قدر الإمكان: ماذا يجب أن يفعلوا إذا حدث خطأ ما؟ متى يجب أن تلمس قاعدة؟ يقول نورثروب: "إذا وضعت حدودًا واضحة ، فسوف ينظم الناس من حولهم". التزم بقواعدك - عندما تكون نافذة الوقت هذه ، توقف عن العمل. يقول فاندركام: "سيؤدي ذلك إلى منع عائلتك أو رفاقك من السفر من الشعور بالسعادة وفريقك من الشعور بأنك تدار من عطلة".

8. حزمة دفتر الملاحظات.

عندما يأخذ عقلك استراحة من العمل واتخاذ القرارات المستمرة ، فإنه يعالج ويدمج جميع المعلومات التي لديك يقول ويب: "لقد تلقيت شيئًا أكثر هدوءًا وقدرة على التعامل مع مشكلة. اضرب ذلك في غضون خمسة أيام ويمكنك أن ترى كيف ستعود بنهج جديد وحافز جديد. احصل على دفتر ملاحظات أو دفتر يومية معك لالتقاط أفكارك حتى تتمكن من الرجوع إليها عند العودة.

9. بناء في العازلة.

إذا كنت تتحكم في التقويم ، فتجنب جدولة كتلة من الاجتماعات في أول يوم لك. وعلى الرغم من أن صندوق البريد الوارد الخاص بك سيتحرك ، فلا تحاول اللحاق بالبريد الإلكتروني على الفور. "من الأفضل التحدث إلى كل شخص تعمل معه ، سواء شخصياً أو على الهاتف ، واسألهم ،‘ ما الذي افتقدته؟ يقول فاندركام: ما الذي يحتاج انتباهي أولاً؟ إذا أرسل إليك شخص ما رسالة إلكترونية عاجلة ، فمن المحتمل أن يقوموا بمتابعتها معك.

10. ترويض الانهيار البريد الإلكتروني.

بعد أن استقرت مرة أخرى ، تعامل مع بريدك الوارد. فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى تقرأ لأول مرة تلك من مرسلين VIP: رئيسك ، عميل كبير ، وهلم جرا. ثم فرز حسب تاريخ تلقيها. قم بتمرير سريع لرسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب استجابة حتى يكون لديك قائمة مهام واضحة ؛ أرشفة أي شيء كنت تستخدمه في cc. بعد ذلك ، احذف الدفعة أي عروض ترويجية ورسائل إخبارية وبريد غير هام (يؤدي الفرز حسب المرسل إلى تسريع هذه العملية). وأخيرا ، خذ الأمور بسهولة على نفسك. هل سيؤدي الرد على رسالة بريد إلكتروني غدًا بدلاً من اليوم إلى تعريض حياتك المهنية للخطر؟ يقول نورثروب: "نخلق الكثير من الدراما والقلق بشأن وجود عناصر مهمة لم يتم التحقق منها أو رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة." حقيقة أنه لن يكون هناك يوم من الأيام في المستقبل عندما تصل إلى كل قطعة. "خذها ببطء ، وأعلق هدية تذكارية ، وتذوق توهج عطلتك.