الوصايا 7 من آداب البريد الإلكتروني يجب على الجميع متابعة

يقول إيمي سيمينغتون ، الرئيس التنفيذي لشركة Finesse Worldwide: "لا ترد على الكل ما لم يكن كل شخص على قائمة التوزيع بحاجة إلى معرفة ما تحتاج إلى قوله". إنها تقترح مراجعة الأسماء في القائمة والرد فقط على أولئك الذين يحتاجون بالفعل إلى ردكم. قد يعني ذلك الرد على المرسل فقط أو ثلاثة من المستلمين السبعة. وإذا أراد مديرك أو زميلك أن ينسخ على شيء ، احترم طلبها.
الردود مدروس يمكن أن ينقذ الآخرين الوقت. "سواء كان الأمر يتعلق بالعمل أو لأسباب اجتماعية ، سيبدأ الناس في الانزعاج بسبب تدفق غير ذي أهمية يقول ديان غوتسمان ، مؤسس كلية البروتوكولات في تكساس: "يجب أن يتوقفوا عن فتحها". لذا فكر مرتين قبل الرد على الكل مع "لا يمكنك فعل ذلك" ، في المرة القادمة التي دعيت فيها لتناول الغداء.

تقول ليزي بوست ، المشاركة في استضافة Awesome Etiquette ، إن سطر الموضوع الجيد يساعد المستلمين على إعطاء الأولوية للبريد الإلكتروني. مهما فعلت ، لا تتركه فارغًا. عند صياغة سطر موضوع ، اجعله محددًا وموجزًا ​​، وشاهد الإملاء والنحو. يقول بوست: "إنه أول شيء يلاحظه الشخص".

ذات صلة: نظمت حياتك العملية في 5 خطوات بسيطة
نظرًا لأن سطر الموضوع يجب أن يعكس محتوى البريد الإلكتروني ، يوصي الخبراء بتحديث سطر الموضوع أثناء تدفق المحادثة. تجنب سطور الموضوعات التي قد تقلل من أهمية إلحاح بريد إلكتروني (فكر: "سؤال سريع" في العنوان أ تشرح ذلك مشكلة عمل كبيرة) أو تجعل شخص ما يفوتك رسالة يعتقد أنها قد قرأتها بالفعل Gottsman. إنها تقترح بدء سلسلة رسائل جديدة إذا كان البريد الإلكتروني قد ابتعد عن الرسالة الأصلية.

بينما لا يتفق الخبراء على وقت استجابة مناسب لرسائل البريد الإلكتروني ، إلا أنهم يتفقون على أن كل رسالة بريد إلكتروني تستحق إجابة. إذا كانت استجابة بسيطة ("حصلت عليها ، شكرًا" أو "يبدو وكأنها خطة جيدة") كافية ، فحاول الرد بمجرد قراءة رسالة بريد إلكتروني.
في بعض الأحيان ، سيتطلب بريد إلكتروني معلومات قد تستغرق عدة أيام لجمعها - لكن هذا لا يعني أنه يُسمح لك بترك الأشخاص معلقين. يقول سيمينغتون: "اسمح لهم أن يعلموا أنك تلقيت بريدهم الإلكتروني وسوف تعود عندما تستطيع".
وتذكر استخدام رسالة الرد التلقائي إذا كنت مسافرًا أو خارج المكتبوتضيف ، حتى يعلم الآخرون أنهم لا يتوقعون استجابة.

يقول بوست: "تأكد من إعادة توجيهك إلى الأشخاص المناسبين للأسباب الصحيحة". قبل إعادة التوجيه ، قم بتقييم حساسية المحتوى — الذي يتضمن أي مرفقات وأسماء ومعلومات جهة الاتصال لكل شخص مرتبط بالرسالة. يفضل بعض الأشخاص أن تظل معلومات الاتصال الخاصة بهم خاصة. إذا كان مؤشر الترابط يحتوي على الكثير من النقاط التفصيلية للمناقشة ، فابدأ رسالة بريد إلكتروني جديدة.

ذات صلة: كيفية التعامل مع 5 حالات زميل في العمل مزعج للغاية

كلنا كنا هناك. يتعطل الفيروس وقبل علمنا به ، فإننا نعج بريد الجد من خلال روابط من شأنها أن تجعل أي شخص خجلاً. إذا تلقيت فيروسًا واضحًا ، فأبلغ الضحية التي قد لا تكون مطلعة على ما يحدث. يقول سيمينغتون: "فقط قل ، أردت أن أخبرك أن هذا يحدث". "هذا شيء جميل فعله."

تهتم بإحداث انطباع جيد شخصيا ، فلماذا لا تجعل شخصية بريدك الإلكتروني بنفس المعيار؟ يقول سايمنجتون: "البريد الإلكتروني هو انعكاس لك ويجب كتابته كحرف أكثر من نص ، مع الأخذ في الاعتبار الإيجاز". تحقق من الإملاء والنحو وعلامات الترقيم. تشير جميع الأحرف الاستهلالية إلى أنك صراخ ، وكل حرف صغير يعني أنك كسول. وتضيف أن الكثير من الخطوط والألوان والوجوه المبتسمة يمكن أن تكون مزعجة.
كن ودودًا دون محاولة المبالغة في الفكاهة. يقول جوتسمان "أخطأ في جانب الحذر حتى لو كان لديك حس النكتة". غالبًا ما تكون النغمة مشوشة في البريد الإلكتروني ، ولا تريد أن تصبح غير مهني لأن شخصًا ما لا يتفوه بك.

إنه شيء واحد إذا كنت تتناول وجبة غير رسمية مع شخص مهم آخر (وتاريخ ليلة الغد) ، ولكن لا تحقق مطلقًا من البريد الإلكتروني في حفل عشاء ، كما تقول بوست. أما بالنسبة للاجتماعات في المكتب ، فهذا يعتمد. إذا أحضر الزملاء الهواتف أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة إلى غرف الاجتماعات للوصول إلى البريد الإلكتروني أثناء الاجتماعات ، فمن المحتمل أن يكون ذلك جيدًا. "كن على علم بأن ثقافات الشركات سيكون لها سياسات مختلفة حول البريد الإلكتروني" ، كما تقول. "تعرف على طبيعة البريد الإلكتروني في عملك حتى تكون مناسبة."