كيفية تخزين وتنظيم الوثائق الهامة في المنزل

حتى الخزانة الأكثر فوضى والأكثر غزارة من المستندات الشخصية يمكن أن تصارع في تقديم - تحتاج فقط إلى بعض الوقت ، والصبر ، واستراتيجية صلبة لتخزين الورق. سواء كنت خارج المدرسة و للبالغين لأول مرةأو تعيش في ربة منزل من الأطفال ، ولكل منهم مجموعة خاصة بهم من المستندات الشخصية الهامة ، فأنت بحاجة إلى نظام تخزين للورق مدى الحياة يمكنه مساعدتك في فرز كل شيء من مطالبات التأمين إلى بطاقة الائتمان صياغات. في ما يلي كيفية جعل العثور على المستندات المهمة وحفظها أمرًا سهلاً قدر الإمكان في المنزل.

ذات صلة:كيفية استبدال (وتخزين) وثائق حاسمة

1. ترتيب أكوام

ابدأ بتصنيف أوراقك إلى فئات (الأسرة ، المدرسة ، الحيوانات الأليفة). تمزيق المستندات القديمة أو غير الضرورية التي تحتوي على معلومات شخصية ، مثل اسمك وعنوانك ، وخاصة رقم الضمان الاجتماعي أو رقم بطاقة الائتمان. يمكن إعادة تدوير المستندات الأقل حساسية.

2. فرز بكل سهولة

أنشئ ملصقات مع فئات صور كبيرة مدرجة أولاً ، متبوعة بأوصاف أضيق ("طبي: جولي" أو "ضرائب: 2017"). استخدم مجلدات manila مع كافة علامات التبويب اليمنى أو اليسرى - فهي أسرع في التنقل من علامات تبويب الموضع المتنوعة - وترتيب الأبجدية.

3. حجم مناسب

تحديد مقدار مساحة التخزين التي تحتاج إليها. إذا كنت تحتفظ بمعظم ملفاتك رقميًا ، على سبيل المثال ، لا تستخدم خزانة ملفات كبيرة. إنها مضيعة للمساحة ، وقد تُغري لملء الملفات التي لا تحتاج إليها أو العناصر التي لا تنتمي إلى خزانة ملفات. بدلاً من ذلك ، اختر مربع ملف سطح المكتب.

4. النظر في التردد

تعتبر أماكن التخزين خارج الطريق (أعتقد أن الأرفف العالية في الخزانات الأقل استخدامًا) أماكن مثالية لأرشفة الملفات مثل الإقرارات الضريبية والبيانات المصرفية. يمكنك حجز المواقع التي يسهل الوصول إليها للعناصر التي تحتاجها بشكل أكثر انتظامًا ، مثل النماذج والوصفات المدرسية.

5. إنشاء وسادة الهبوط

قم بإعداد منطقة إسقاط يوميًا في منطقة ذات حركة مرور عالية ، مثل المطبخ ، للبريد والورق الوارد. سيؤدي تعيين بقعة واحدة إلى منع التراكم في جميع أنحاء المنزل. ستوفر علبة الوارد أو السلة المثبتة على الحائط المساحة وتجعلها واضحة عندما تفيض العناصر وتحتاج إلى التعامل معها. قم بتصفية البريد غير الهام وورقة الملء قبل إضافة أي شيء إلى منطقة الإفلات. عالج العناصر التي تهبط هنا على الأقل مرتين في الأسبوع ، ثم أرسلها أو أعد تدويرها.

6. يبقيه أنيق

قم بعملية مسح كبيرة لملفاتك التي يتم الوصول إليها بانتظام كل ثلاثة إلى ستة أشهر. أرشفة أو تمزيق المستندات التي لم تعد ذات صلة. يجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية والمستندات المتعلقة بالإصلاحات المنزلية لمدة ثلاث سنوات على الأقل.

المكافأة: الذهاب بلا أوراق

من الواضح أن تنظيم المستندات رقمياً يفرض تحديات مساحة أقل ، ويمكن أن تساعدك أداة البحث في جهاز الكمبيوتر الخاص بك في العثور على ما تبحث عنه بالضبط. اتبع نفس الإرشادات الخاصة بالتسميات الرقمية كتلك الخاصة بالمواد المادية قم بنسخ الملفات احتياطيًا على محرك أقراص ثابت خارجي ، أو استخدم خدمة تخزين سحابية ، مثل Google Drive. ال ايفرنوت Scannable التطبيق (مجاني ؛ دائرة الرقابة الداخلية) يساعدك على تحويل الملفات الورقية بسرعة إلى ملفات رقمية.

خبرائنا

• آنا باور ،دبوس طبعة منظم المنزل
• جيمي هورد ، مؤسس Horderly تنظيم المهنية
• كليا شيرر و جوانا تبلين ، مؤسسي تحرير المنزل
• ويندي سيلبرشتاين ، مؤسس المنظم الجمالي