تنظيم حياتك العملية في 5 خطوات بسيطة

تقييم رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها كل يوم. الحصول على رسائل إخبارية أو تحديثات لا تخدمك؟ يقول كارسون تيت ، استشاري الإنتاجية ، مؤسس شركة استشارات الإنتاجية ، إلغاء الاشتراك العمل ببساطة. إذا استغرق البريد الإلكتروني أقل من بضع دقائق للتعامل معه ، فقم بذلك على الفور ، حتى لو كان ذلك يعني حذفه أو أرشفته. إذا كانت الاستجابة بحاجة إلى مزيد من المشاركة ، فحاول تغيير سطر الموضوع إلى عنصر إجراء. "قل أنني تلقيت بريدًا إلكترونيًا حول مراجعة عرض تقديمي لـ PowerPoint. يقول Tate ، إنها خطوة عملي التي أكتبها في سطر الموضوع ، لذا لا يتعين علي إعادة قراءة البريد الإلكتروني. هل يمكن لخادم البريد الإلكتروني أتمتة بعض الأشياء التي تفعلها غالبًا؟ حول الاستجابات الشائعة إلى تواقيع ، أو حاول التسجيل التلقائي: "يمكنك كتابة قاعدة في Outlook تلقائيًا يقول Tate "قم بنقل الرسائل من التقارير المباشرة إلى مجلد الملفات" ، وهو أمر رائع للعثور على الأشياء في وقت لاحق."

ضع كل ما تفعله في التقويم الرقمي ، بما في ذلك الاجتماعات ، نعم ، ولكن أيضًا قم بمنع الوقت لتناول الغداء. يقول جون زيراتسكي ، مؤلف مشارك في جعل الوقت: كيف تركز على ما يهم كل يوم

يقول راسموسن: "تهدف إلى تقليل الأوراق الفضفاضة الموجودة على مكتبك". (لقص أكثر فوضى ، تفحص المستندات التي تريد الاحتفاظ بها وإنشاء جوجل درايف مجلد للملفات حتى تتمكن من الوصول إليها في أي مكان.) فرز الأوراق إلى فئات بناء على ما إذا كان تحتاج إلى قراءتها أو حفظها أو إرسالها في مهمة أو الاتصال بشخص ما أو الانتقال إلى الإنترنت لمتابعة ذلك فوق. شعور طغت من قبل كل ورقة؟ اختر مساحة واحدة فقط من مساحة عملك - يمكن أن تكون صغيرة مثل درج واحد أو أكبر من مساحة سطح المكتب بالكامل - وتنظيف أي شيء تعرف أنك لا تحتاج إليه. كرر ذلك في المزيد من المناطق حتى تغطي مكتبك بالكامل.

اقتراض الهيكل التنظيمي الذي تملكه الهواتف الذكية. يمكن تجميع التطبيقات المماثلة (اعتقد التطبيقات الصحية أو تطبيقات التسوق) في مجلدات. يقترح Tate استخدام ذلك كمبدأ توجيهي لتنظيم ملفات الكمبيوتر. إضافة التواريخ إلى أسماء المجلدات يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا ؛ هذا وقت مناسب للتحقق من إرشادات الاحتفاظ بالسجلات الرقمية لشركتك ومعرفة المدة التي تحتاجها لتخزين المستندات وما يمكنك التخلص منه. يقول تيت إنه بالنسبة للمستندات التي تحتفظ بها ، "فكر في كيفية استعادتها ومتى يتم استعادتها". يجب أن يكون الوصول إلى الملفات التي تستخدمها كثيرًا سهلاً. "لتسمية الملفات لنظام الاسترجاع الخاص بك ، انظر إلى المستند واسأل نفسك ،‘ ما هو أول شيء أفكر عندما أنظر إلى هذه الوثيقة؟ "كل ما يتبادر إلى الذهن أولاً هو اسم ملفك" يقول.

لورين ماكجودوين ، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة كونتيسا الوظيفي، وهو موقع وظيفي للنساء ، يقترح تدوين مهام اليوم التالي قبل مغادرة المكتب كل ليلة. أحاول وضع مهامي في مستويات الأولوية. تقول: "أقسمهم إلى" أولوية عالية "و" انتصر بسهولة "و" يمكنني الانتظار حتى اليوم التالي ". القيام بذلك يساعدها على تضمين مهام شخصية ، مثل التمرين ، لأنها يمكن أن ترى متى سيكون لديها جيوب من الوقت. ما إذا كان لجعل قائمتك الرقمية أو التناظرية متروك لك. تظهر بعض الأبحاث أن كتابة مهمة قد تجعلك أكثر عرضة لتحقيق ذلك. تقول تيت إنها تفضل القوائم الرقمية لأنه قد يكون من الصعب تصور المشاريع المستقبلية إذا لم يكن لديك مساحة مادية في مخططك الورقي ؛ يمكنك بسهولة تتبع الأشهر والسنوات المقبلة في واحدة الرقمية.