حيل الإنتاجية التي تبقيك على المسار الصحيح

"أشعر أن الاجتماعات التي أستضيفها ليست فعالة دائمًا."

قم بمراجعة الاجتماع.

ريبيكا سوثرنز ، دكتوراه ، هي مؤسسة حلول سيج، شركة استشارية متخصصة في التخطيط الاستراتيجي التعاوني.

أولاً ، فكر في الغرض من الاجتماع وما إذا كان ضروريًا. ما هي المتطلبات الدنيا للمناقشة - هل يمكن أن تكون مكالمة هاتفية بين شخصين؟ بريد الكتروني؟ الأسباب الرئيسية ل عقد اجتماع (أو مؤتمر زووم) لتقليل النقاط العمياء وزيادة تأييد الجميع ، لذا خطط لتحقيقها إذا كانت هذه الأهداف في قمة اهتماماتك.

ثم قم بتقييم قائمة ضيوفك. تمت دعوة عدد كبير جدًا من الأشخاص لحضور اجتماعات لا يحتاجون إلى حضورها ، وكنا جميعًا في الاجتماعات حيث يقول الناس ، "أوه ، لا يمكنني اتخاذ قرار بشأن ذلك. يجب أن أسأل فلاناً ". تحقق من أن قائمة الدعوات كاملة (وأن "فلان وفلان" موجودة).

قم أيضًا بتغيير مواقع الاجتماعات وجهًا لوجه. غالبًا ما يفكر الأشخاص بشكل أكثر إبداعًا عندما يكونون في أماكن متنوعة ، لذا حاول استضافة اجتماعك الأسبوعي في أماكن مختلفة.

ذات صلة: نسيت إدارة الوقت -انتباه الإدارة هي الطريق الأفضل للإنتاجية

لتجمع أكثر إنتاجية ، خطط لكيفية سير الاجتماع. ضع جدول أعمال نقطيًا يحتوي على عناصر قابلة للتنفيذ ، مثل "طرح الأفكار حول هذه الفكرة" أو "اتخذ قرارًا بشأن

أخيرًا ، ما يتم تدوينه هو ما يتم تدوينه بعد الاجتماع ، لذا تأكد من حدوث التوثيق. تابع بعد ذلك مباشرةً برسالة بريد إلكتروني تحدد الخطوات التالية وتوضح من سيفعل ماذا ومتى. حدد ما يبدو عليه "تم" لكل عنصر من عناصر المهام حتى يكون لدى كل شخص توقعات مماثلة.

"أريد أن أبقى على اطلاع دائم بالأخبار ، لكن في بعض الأحيان أجد نفسي متصاعدًا."

نظّم كمية الأخبار الخاصة بك.

جينا لي صحفية وكاتبة ومنتجة. هي مؤسسة Leep Media و أخبار SmartHer ومساعد سابق في يحدث الآن على قناة فوكس نيوز.

سواء كنت تعمل من المنزل أو المكتب ، فإن البقاء على اطلاع طوال اليوم يمكن أن يبدو وكأنه وظيفة بدوام كامل ، خاصة خلال سنة الانتخابات التي تتزامن مع جائحة. يعتبر التفكير مليًا في المكان الذي تذهب إليه للحصول على الأخبار أمرًا بالغ الأهمية لضمان حصولك على معلومات يمكنك الوثوق بها.

ابدأ بالتسجيل في موجز البريد الإلكتروني اليومي الذي يرسله مصدر الأخبار المفضل لديك كل صباح (جرب AP Morning Wireمن وكالة Associated Press لأخذ عينات من ما يحدث في جميع أنحاء العالم). أو استمع إلى إحاطة إذاعية يومية أو تدوين صوتي في تنقلاتك أو استراحة الغداء.

ذات صلة: مشغول؟ يمكن لتقنية بومودورو أن تصنع العجائب من أجل الإنتاجية - وكل ما تحتاجه هو مؤقت

إذا شعرت بالإرهاق في محاولة البقاء على رأس كل شيء ، فركز على ثلاثة مواضيع فقط ، مثل كيفية أداء الاقتصاد ، أين يوجد جنودنا ، وربما الابتكارات الصحية - آخرها طريقة رائعة لإدراج التفاؤل في نظامك الإخباري.

أيضًا ، ضع في اعتبارك متابعة الصحفيين المصورين على وسائل التواصل الاجتماعي. يمكنهم إضافة وجهات نظر مثيرة للاهتمام لأنهم في الواقع في المناطق التي يقدمون تقارير عنها.

"أشعر وكأنني دائمًا ما أقاطعني ، سواء في المكتب أو عند العمل من المنزل."

احمِ وقتك من خلال وضع التوقعات مقدمًا.

ديبورا جرايسون ريجل هي المتحدثة الرئيسية والمدرب التنفيذي والمستشار الذي يقوم بتدريس التواصل القيادي.

استباق المقاطعات عن طريق طلب تركك بمفردك. للحصول على نتائج أفضل ، حدد السبب. قل شيئًا مثل "أنا في الموعد النهائي لتقديم عرض المبيعات هذا إلى العميل." طريقة أساسية واحدة نبني الثقة مع الآخرين من خلال شرح قراراتنا ، حتى لو كان الشخص لا يتفق معها معهم.

لا تتردد في طلب الوقت الذي تحتاجه: تظهر الأبحاث ذلك مرة واحدة تركيز مكسورة ، يستغرق الأمر حوالي 23 دقيقة لاستعادة التدفق. يجب ألا يكون طلبك عدوانيًا أو سلبيًا ؛ يجب أن يكون جازم. بعد أن تطلب من زملائك في العمل أو أفراد أسرتك قدرًا معينًا من الوقت بمفردك ، أغلق بابك ، ضع سماعات الرأس ، استدر إيقاف تشغيل الإشعارات وقطع الاتصال بجميع المصادر الخارجية - يمكنك حتى وضع رد تلقائي على بريدك الإلكتروني والرسائل النصية الرسائل. يشير هذا إلى الآخرين ونفسك أنك تركز على شيء مهم.

ذات صلة: كيف تكون منتجًا عندما تفضل أن تكون في أي مكان عدا العمل

إذا استمر مقاطعتك ، فحاول قول هذا: "أنا في منتصف شيء ما. يمكنك قضاء خمس دقائق من وقتي الآن ، لكن أرجو أن تعلم أنني مشتت ولن تحظى باهتمام كامل. أو يمكنك الحصول على انتباهي الكامل في x الساعة. اى واحدة تفضل؟" إذا اختاروا خمس دقائق الآن ، فعليك أن تحترمها.

مقتبس من كتاب المهارات الحياتية الصغير: تعامل مع العشاء ، وإدارة بريدك الإلكتروني ، وقم بخروج لطيف ، و 152 خدعة أخرى من الخبراء ($20, amazon.com; $19, bookshop.org). بواسطة ايرين زاميت رودي. حقوق النشر © 2020. متاح من Grand Central Publishing ، وهو بصمة لشركة Hachette Book Group Inc.