كيف تكون منتجًا: أفضل نصائحنا على الإطلاق لتكون أكثر إنتاجية في الحياة والعمل

ضع قائمة بالأشياء التي يجب عليك القيام بها ، وليس قائمة المهام. كن واقعيًا بشأن ما يمكنك تحقيقه. تقول سارة نايت ، مؤلفة كتاب: "إن الحد من أهدافك يزيل الإرهاق ويبقيك مركزًا" احصل على Sh * t معًا.هناك أيضًا قوة سرية في الرقم ثلاثة ، كما يقول كريس بيلي ، مؤلف كتاب مشروع الإنتاجية: "الخنازير الثلاثة الصغيرة ، ثلاث ميداليات أولمبية ، ثلاثة أجزاء من القصة - دماغنا مفعم بالتفكير في ثلاث." عندما تتابع ما كنت تنوي القيام به ، ستنهي اليوم بشعور رائع ومتحفز غدا. وإذا انتهيت مبكرًا بما فيه الكفاية ، يمكنك البدء في مهام الغد أو قضاء بعض الوقت في الخارج.

يمكن أن يصل إغراء التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي إلى ذروته في الصيف (أو أثناء العمل عن بُعد) ، وفي أي وقت نصف مكتبك في إجازة أو ساعات مرنة ، وطاقتك (وتحفيزك) تنخفض بشكل طبيعي ، كما يقول بيلي. يقول: "عندما ننتقل عبر التطبيقات ، يطلق دماغنا جرعة من الدوبامين ، مما يجعل هاتفنا أكثر إغراءً من عملنا الفعلي". لا تقاومها. بدلاً من ذلك ، تحقق من وسائل التواصل الاجتماعي بنية. أجرِ مسحًا للتغذية لمعرفة ما يحدث ، ثم ضع هاتفك في وضع الطائرة لمدة الساعة التالية. عندما تقاتل من خلال الإلهاء وتنجز المهام ، كافئ نفسك بقليل من الوقت للاسترخاء.

سواء كان ذلك يعني الاتصال بعميل بغيض أو فهم نقاط البيانات المتباينة بشكل كبير ، فإن الأشخاص الفعالين يمنحون الأولوية لأصعب عمل روتيني. الانتهاء من العنصر الأكثر تحديًا وأهمية في قائمة المهام أولاً (استراتيجية أوصى بها براين تريسي في كتابه الأكثر مبيعًا أكل هذا الضفدع!) يحرر الطاقة العقلية التي كانت ستتبدد بسبب القلق بشأنها. ويجعل باقي اليوم يبدو قابلاً للإدارة بالمقارنة.

يقول كريستوفر ميك ، الأستاذ المساعد في الهندسة المعمارية في مختبر التصميم المتكامل بجامعة واشنطن: "إذا لم تحصل على ما يكفي من التعرض للضوء الطبيعي ، يمكنك أن تشعر بالإرهاق بسبب السفر بالطائرة". "يحدث هذا لأن إيقاعاتك اليومية - بما في ذلك الطريقة التي يستجيب بها جسمك للتغيرات في مستوى الضوء بين النهار والليل - تتعطل. حاول الخروج في الصباح ، عندما يتوق جسمك إلى السطوع ، ثم قف بالقرب من النافذة عدة مرات في اليوم عندما تشعر أنك تتباطأ. يمكن أن يؤدي الحصول على قدر كافٍ من ضوء الشمس إلى تحفيز ساعتك الداخلية ، مما يوفر لك الطاقة التي تحتاجها ".

من الطبيعي الخروج من منطقة العمل ، لكن التسويف الطائش يقلل من الإنتاجية. لمعرفة وقت حدوث التسويف ، يوصي نايت ببدء دفتر يوميات. كما هو الحال مع مذكرات الطعام (تذكر ذلك؟) ، تكتب كيف تقضي كل دقيقة من يومك لترى متى يتسلل الإلهاء (على سبيل المثال ، تبحث عن وصفات العشاء في الساعة 3 مساءً). لا تتجاهلها - خطط لها. خصص جدولك الزمني بحيث يكون أكثر تركيزًا (وعندما لا تكون كذلك) من خلال جدولة فترات السماح لوقت تفكير حر.

"وجدت شركة تكنولوجيا عملت معها أن موظفيها أصبحوا أكثر إنتاجية بعد أن بدأ المشرف في تقديم قطعة واحدة من الثناء يوميًا" ، كما يقول ميشيل جيلان ، أحد مؤسسي معهد البحوث الإيجابية التطبيقية ، وهي شركة تعمل مع الشركات والمدارس لزيادة الإنتاجية و السعادة. "لم يكن الأمر أن كل شخص تلقى مجاملة. كل ما تطلبه الأمر هو مجرد تعليق واحد ممتع لجعل الجميع ، بما في ذلك المدير ، يشعرون بمزيد من الإيجابية. لماذا ا؟ سواء كنت تبتسم لنفسك أو تشاهد شخصًا آخر يبتسم ، فإن تعبيرات الوجه السعيدة يمكن أن تحفز عقلك على التحرر الدوبامين - مادة كيميائية تساعد في التحكم في مراكز المكافأة في جسمك ، وبالتالي تزيد من إنتاجيتك هيأ."

يتنقل الناس من حالة اليقظة إلى الشعور بالإرهاق مرة واحدة كل 90 دقيقة ، وفقًا لتوني شوارتز ، مؤلف ومؤسس موقع مشروع الطاقة. اعتاد شوارتز نفسه على وضع أيام ماراثونية مدتها 10 ساعات في كتابة كتبه. لكن تعلم كيفية إدارة طاقته بشكل أكثر فاعلية - فهو يكتب الآن في ثلاث فترات مركزة مدة كل منها 90 دقيقة ، مع فترات راحة بين التمرين والتواصل الاجتماعي - ضاعف إنتاجيته ، كما يقول. كان إكمال المخطوطة يستغرق عامًا ، ولكن الآن يمكنه إعداد كتاب—الطريقة التي نعمل بها لا تعمل هو أحدث ما لديه نيويورك تايمز الأكثر مبيعًا - في ستة أشهر فقط.

حاول أن تجعل نشاطك الصباحي المفضل - احتساء الشاي ، والمشي حول المبنى - طقوسًا لتصفية الذهن قبل العمل. إن تخصيص بضع دقائق للاسترخاء والتمركز يمكن أن يساعد في محو وحتى منع الارتباك العقلي ، وفقًا لذلك بول سيلفرمان مدربًا تنفيذيًا لشركات Fortune 500 ، الذي يعتمد على تدريبه في Zen Buddhism لتعليم العملاء كيفية تنمية الاهتمام الفردي: " الهدف هو تعميق أنفاسك ، وتجعلك نشيطًا ، ومساعدتك على الدخول في اللحظة ، وتركيزًا وتركيزًا كاملين - وهي مهارة العديد من الأشخاص الاستثنائيين يملك."

أنت تعلم أن شرب الماء وممارسة الرياضة مفيدان لجسمك ، لكنهما قد يعززان أيضًا من قوة العقل. تم الاستشهاد بالأبحاث في مجلة تدفق الدم الدماغي والتمثيل الغذائي يشير إلى أن الجفاف البسيط يمكن أن يؤثر على الإدراك واليقظة والتركيز. تظهر الدراسات أيضًا أن تمارين رياضية صغيرة - لنقل من 10 إلى 20 دقيقة - يمكن أن تجعلك تشعر بأنك أكثر حدة. تقول بوني سانت جون ، المشاركة في تأليف كتاب "السير السريع يحسن الذاكرة ويزيد من القدرة على توليد الأفكار وإنشاء روابط أفضل" المرونة الجزئية: تحولات طفيفة للتعزيزات الرئيسية في التركيز والقيادة والطاقة.

يقول جوناثان: "إذا كنت بحاجة إلى إحراز الكثير من التقدم في مشروع ما ، فقد تميل إلى العمل عليه بدون توقف" سكولر ، أستاذ في قسم العلوم النفسية والدماغية بجامعة كاليفورنيا في سانتا باربرا. "لا تفعل. لا أحد يستطيع التركيز على مهمة واحدة طوال الوقت. تأكد من تقسيم يومك - وأنماط تفكيرك - من خلال الانخراط بشكل روتيني في نشاط متكرر وليس مرهقًا عقليًا ، مثل الكنس بالمكنسة الكهربائية أو البستنة. عندما يشرد عقلك ، يمكن أن يتدفق الإبداع ، مما يتيح لك تجميع المعلومات بطريقة فريدة. ثم عندما تجلس إلى عملك مرة أخرى ، سيكون لديك أفكار جديدة وستكون قادرًا على إنجاز المزيد ".

أكثر من ثلث الأمريكيين يعانون من نقص النوم ، وفقًا لـ مراكز التحكم في الامراض. يقول سيلفرمان: "بغض النظر عن مدى وعيك ، فإن النوم غير الكافي يستنزف التركيز والتركيز والطاقة". "لها تأثير كبير على كل جانب من جوانب حياتك. إذا كنت تستيقظ الساعة 7 ، فأنت بحاجة إلى النوم في الساعة 11. إنها ليست رياضيات متقدمة ". ونظرًا لأن أجهزة القراءة الإلكترونية وأجهزة الكمبيوتر تتداخل مع قدرتنا على النوم ، يوصي الخبراء بالالتزام بالكتب الورقية قبل وقت النوم مباشرةً.

ربما لا ترغب في العمل ، أو تشعر بالاستياء لأنك لست في إجازة - أو في أي مكان آخر. هذا جيد ، كما تقول سو راسموسن ، مؤلفة مكتبي يقودني للجنون. امتلك تلك المشاعر حتى لا تستهلكك. وتقول: "يتجاهل معظم الناس ما يشعرون به ويفكرون إذا ما قاموا بإحكام وقوة خلال يوم العمل ، فسيكونون على ما يرام". "ولكن إذا اعترفت بما تشعر به ، فستتجاوزه بسرعة أكبر." ينصح سانت جون بمحاولة عكس أفكارك من السلبية إلى الإيجابية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في أن تكون في مكان آخر ، فقل: "أنا سعيد جدًا لأنني هنا أعمل في هذا المشروع". حتى لو كنت لا تقصد ذلك ، يقول سانت جون. "من خلال قول ذلك بصوت عالٍ ، فإنه يحول طاقتك ، ويقلب مفتاحًا في عقلك ، ويخدعك لدفع مشاعرك في اتجاه جديد."

يقول نايت إن امتلاك شيء صغير تتطلع إليه - ربما عطلة نهاية أسبوع للفتيات أو يوم عطلة لنفسك - يمكن أن يزيد من سعادتك الآن. "تحديد هدف ، حتى لو كان مجرد الذهاب إلى الشاطئ يوم الجمعة ، يمكن أن يجلب لك السلام في جميع الأسابيع والأيام التي سبقت تلك الرحلة" ، كما تقول. حافظ على أنظارك على هذا الهدف.

"لا يعتقد الكثير من الناس أن لديهم الوقت لملاءمة التمارين في جداولهم المزدحمة" ، هكذا قال تيد كينيدي ، مؤسس CEO Challenges ، الذي ينظم مسابقات رياضية للمديرين التنفيذيين وأصحاب الأعمال ، وأحد مؤسسي شركة Ironman North أمريكا. "لكنني وجدت أن الانخراط في أنشطة التحمل ، مثل ركوب الدراجة الطويلة أو الترياتلون ، يجعلني أكثر انضباطًا واجتهاد. إذا ذهبت لبضعة أيام دون القيام بهذه الأشياء ، فإن إنتاجيتي تنخفض. طاقتي تتناقص وتركيزي يتردد ولا أستطيع اتخاذ القرارات بسهولة. لذلك أشجع الناس - حتى أولئك الذين لا يعتبرون أنفسهم رياضيين - على الالتزام بحدث جسدي ، مثل المشي أو مجتمع 5K. بمجرد أن تصبح على جدولك الزمني ، ستخصص وقتًا للتدريب وتدرك أنه يمكنك إنجاز المزيد في يوم واحد أكثر مما كنت تعتقد ".

لا تنتظر حتى صباح يوم الاثنين لبدء التفكير في جدول عملك ، كما تقول جولي مورجنسترن ، خبيرة إدارة الوقت ومؤلفة لا تقم أبدًا بالتحقق من البريد الإلكتروني في الصباح. ابدأ بجدولة المواعيد قبل أسبوعين ، خاصة الأسابيع والأيام التي تسبق العطلة أو العطلة أو الصيف. حدد بالضبط ما ستتمكن من تحقيقه ومتى ستتعامل مع كل مهمة. احجز الجزء الأول من الأسبوع ، عندما يكون هناك المزيد من الزملاء ، من خلال الاجتماعات والمكالمات. اترك الأيام الأخيرة (الهادئة غالبًا) قبل عطلة نهاية الأسبوع ، أو عطلة نهاية أسبوع طويلة ، أو أسبوع عطلة للعمل الفردي ، مثل تقارير النفقات. قم بتدوين حواجز الطرق المحتملة حتى تكون مستعدًا للمناورة حولها.

امنع المقاطعات من زملاء العمل الذين يدخلون للدردشة (أو حتى الأشخاص الذين يحتاجون إليك لأسباب مشروعة). يقترح Morgenstern خط الخروج هذا: "أريد أن أعطيك اهتمامي الكامل لكن لا يمكنني إعطائك ذلك الآن." ثم اعرض وقتًا وتاريخًا للقاء - في المستقبل. كما يقول شاري ماكجواير ، خبير إدارة الوقت ومؤلف كتاب استرجع وقتك: الوقوف على مكتبك ، والذي "ينقل ضمنًا الحاجة الملحة لإنهاء الأمور". لكن لا تفوت تناول الغداء أو الاستراحات ، كما يقول مورجنسترن: "سينتهي بك الأمر بالعمل بجدية أكبر ولمدة أطول ولكن ليس بنفس الفعالية".

خصص قطعتين مدة كل منهما 45 دقيقة يوميًا لرسائل المعالجة المجمعة. يقول Morgenstern إن الفحص المستمر للبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي "هو العدو الأول للإنتاجية". هذا ليس خبرا لنا ، ولكن آه ، يا لها من عادة صعبة لكسر.

تقول كيت وايت ، رئيسة التحرير السابقة لمجلة عالمي مجلة ومؤلف العديد من الكتب منها لا يجب أن أخبرك بهذا."أفعل ذلك من خلال العمل بزيادات صغيرة. عندما بدأت في كتابة الروايات لأول مرة أثناء إدارة مجلة ، قلت لنفسي إنني سأكتب لمدة 15 دقيقة فقط في اليوم. كنت أعرف أن العمل لفترة قصيرة كان هدفًا قابلاً للتحقيق ، وتمكنت من كتابة 10 كتب بهذه الطريقة بالضبط ".

ابدأ بوضع بيان مهمة واضح وتعيين أهداف تدريجية للمشروع لإبقاء الجميع على المسار الصحيح. الأشخاص الذين يكرسون وقتًا للتركيز على خطط المشروع حتى قبل بدء المشروع ، وفقًا لـ سيلفرمان ، من غير المرجح أن يجدوا أنفسهم تائهين في الأعشاب ، ويتساءلون عن كيفية المضي قدمًا - و المماطلة. يقول: "خذ وقتك الذي تحتاجه للعمل مع زملائك للحصول على إجماع وتحديد ، وصولاً إلى خط واحد واضح تمامًا ، ما تحاول تحقيقه". يساعد التحديد المسبق للمعايير القابلة للقياس أيضًا الجميع على التركيز على أجزاء المشروع التي يتحملون مسؤوليتها. أخيرًا ، مع بيان المهمة الواضح ، ستعرف متى يحقق المشروع هدفه أخيرًا ويمكن للجميع تسميته يوميًا.

تمشيا مع كايزن المبدأ الياباني للتحسين المستمر ، الأشخاص المنتجون لديهم موهبة لتحليل الخطأ الذي حدث في النموذج الأولي المتخبط ، أو في محادثة مقتطعة مع زميل. ولكن بدلاً من إعادة صياغة المشكلة إلى ما لا نهاية ، فإنهم ببساطة يتعهدون "بالانخراط بشكل أفضل ككائن بشري ، أو بطريقة ما تعديل الأشياء قليلاً في المرة القادمة" ، كما يقول سيلفرمان. "لديهم القدرة على إجراء تحسينات تدريجية في أدائهم ويسألون أنفسهم ،" حسنًا ، ما الذي يمكنني تعلمه من هذا؟ ما الذي يمكنني فعله بشكل أفضل؟ "

تقرير من لويزا كامبس ، كاثلين موراي هاريس ، براندي بروكسون ، وجيني دوريس