كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة في العمل

إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني من أي وقت مضى من زميل له اتجاهات مطوّلة بشكل مفرط أو طلبات مشوشة أو طريق تم تضمين عدد كبير جدًا من المستلمين غير الضروريين ، أنت على دراية بأهمية اتصال البريد الإلكتروني الفعال في العمل. يمكن أن تعرقل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة دون تنظيم أو تفكير سير العمل ، وتزعج عمومًا الأشخاص ، وتسبب سوء فهم يمكن تجنبه.

فكيف تصمم بريدًا إلكترونيًا واضحًا وفعالًا يحقق التوازن الصحيح بين المفصل والموجز ؛ واحد الذي يضرب على جميع المواضيع الصحيحة لجميع الأشخاص المناسبين المعنيين؟ تحتاج أولاً إلى معرفة متى يجب إرسال شيء ما عبر البريد الإلكتروني - بدلاً من رسالة مباشرة ، اجتماع شخصيأو مكالمة هاتفية. تعد رسائل البريد الإلكتروني مثالية لإرسال قوائم أطول من التعليمات ، أو تسجيل الوصول في مشروع ، أو مشاركة الملفات. سيضمن التواصل عبر البريد الإلكتروني أيضًا سجلًا مكتوبًا لأية محادثات مهمة ستحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا. فيما يلي ستة أشياء يفعلها جميع مؤلفي البريد الإلكتروني الفعالين قبل أن يصلوا إلى "إرسال".

1. تعظيم سطر الموضوع

أول الأشياء أولاً ، ستحتاج إلى تخصيص سطر الموضوع للرسالة و / أو ردك. هل تكتب إلى شخص أرسل لك بريدًا إلكترونيًا الأسبوع الماضي؟ لا تقم بسحب رسالة قديمة غير ذات صلة واضغط على "الرد" - لقد نسي المستلم بالضبط ما كتبه لك قبل أسبوع. ساعد في توجيههم وقم بإنشاء رد بسطر موضوع جديد يعكس إما الموضوع الجديد أو ردك على رسالتهم (مثل ، "الخلفية" يقول Peggy Duncan ، خبير إنتاجية شخصية في: "معلومات حول أحدث عميل لدينا ، Jane Doe" أو "الاتجاهات إلى منزلنا الجديد في كليفلاند"). أتلانتا. من غير المرجح أن تربك المستلم ، وستكون رسالتك أسهل في البحث لاحقًا.

ثانيا ، أن تكون محددة. على سبيل المثال ، إليك سطر موضوع سيئ / غامض: "اجتماع فريق العمل". الآن ، إليك أفضل: "يرجى إحضار هذا المرفق إلى الساعة 2 بعد الظهر. اجتماع الموظفين. "عندما تدرج التفاصيل ، مثل الإجراء المطلوب أو تفاصيل المكان والزمان ، أنت تساعد المتلقي على الفور على قياس أهمية رسالتك ، كما يقول مارشا إيغان ، مؤلف علبة الوارد التخلص من السموم وعادات التميز البريد الإلكتروني ($20; amazon.com). سوف يساعدهم أيضًا في تذكر إكمال المهمة المطلوبة.

لست متأكدا ما ينبغي أن يكون الموضوع؟ فكر في الكلمات الأساسية التي ستستخدمها إذا كان عليك العثور على البريد الإلكتروني لاحقًا ، كما يقول نيك مورغان مؤلف كتاب أيمكنك سماعي؟ كيفية التواصل مع الناس في العالم الافتراضي ($11; amazon.com).

2. تقديم تعليمات مفصلة

يمكن أن تؤدي وضوح التوجيهات المكتوبة إلى جعل فاعلية بريد العمل الإلكتروني أو تعطله. إذا كنت تقوم بتخصيص المهام ذات الصلة لمجموعة من الأشخاص ، فقم بتقسيمها حسب الشخص واستخدم النقاط النقطية لمساعدة الجميع على معرفة ما تحتاجه بالضبط من كل منهم على وجه التحديد.

3. اختيار المستلمين بعناية

تقول فانيسا فان إدواردز مؤلفة كتاب البريد الإلكتروني قبل إضافة المستلمين يأسر علم النجاح مع الناس ($12; amazon.com). هذا لن يمنع فقط الإرسال العرضي اللعين ، ولكن أيضًا يتيح لك إضافة مستلمين بناءً على محتوى البريد الإلكتروني. هل ترغب في تجنب سلاسل سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة؟ إذا كنت بحاجة إلى عدة أشخاص للتعليق على شيء ما ، مثل المستند ، فكر في إنشاء مشاركة ملف (مثل مستند Google) ، حيث يمكن للجميع اقتراح تغييرات في مساحة واحدة دون إرسال ألف رسائل البريد الإلكتروني.

ذات صلة:كل ما يجب (ولا ينبغي) تضمينه في رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب

4. قطع لغة التصريف

إرسال بريد إلكتروني حول snafu التي تحتاج إلى إصلاح؟ بدلا من الصبح الشعري حول ماهية السحب أو عيبه ، ركز على الإجراءات اللازمة لعلاج مشكلة. على سبيل المثال ، بدلاً من القول ، "يواجه العميل مشكلة في عرضنا التقديمي ، وسوف يكون كذلك من الصعب إصلاحه ، "حاول" ، أحب مساعدتك في إصلاح شيء طرحه العميل على مكالمتنا. "هذا سيجعل إعطاء ردود فعل سلبية أو طلب مهام غير سارة من خلال البريد الإلكتروني أكثر فعالية.

5. تضمين تعليمات الرد

حتى عندما لا يتطلب بريدك الإلكتروني استجابة ("سأكون في موعد مع الطبيب للساعتين المقبلتين" أو "يمكنك تقديم الإبلاغ غداً بدلاً من اليوم ") ، يشعر كثير من الناس بأنهم ملزمون بالاعتراف به بكلمة" OK "أو" شكرًا ". خارج. يقول دونكان: "إذا كنت لا ترغب في سماع رد فعلك ، فقم بتضمين" لا يوجد رد ضروري "في نهاية رسالتك". "يوفر الوقت على كلا الطرفين ويوقف رسائل البريد الإلكتروني عديمة الفائدة من التبعثر في الصناديق". أيضًا ، لا تتردد في كتابة "شكرًا لك مقدمًا" عندما تسأل شخصًا ما سؤالًا. سوف يمنعك ذلك من الشعور بالإغراء لإرسال "شكر" من سطر واحد عندما يكتب الشخص مرة أخرى.

6. لا تحصل شخصيًا جدًا

يقول إيغان: "رسائل البريد الإلكتروني مخصصة للحقائق وليس للمشاعر". بسبب عدم وجود انعطاف الصوت ولغة الجسد في المراسلات الرقمية ، معينة يمكن بسهولة أن تكون المشاعر — ما تشعر به حيال زميل في العمل ، وما فكرت به في حفلة جارك يساء تفسيرها. إذا كنت ترغب في طرح مشكلة حساسة (أو أقل من إيجابية) ، فاتصل بها بدلاً من ذلك.

ذات صلة:الوصايا 7 من آداب البريد الإلكتروني يجب على الجميع متابعة

• بواسطة كايلن هاريس

• بقلم أندرا شانتيم

• بواسطة ماجي سيفر